Gratis checklist
De Handwerk-checklist.
Tien plekken waar een mkb-bedrijf tijd en geld lekt in handwerk, en wat je eraan koppelt om het te stoppen. Dit is de checklist die ik zelf langsloop in de gratis Handwerk-check, gebouwd op wat sinds 2025 live draait bij Inge de Bruijn Zwembad.
Wat er in de checklist staat.
Tien vormen van terugkerend handwerk, elk met het signaal waaraan je het herkent en de koppeling die het overneemt. Herken je er drie of meer, dan valt er iets te halen.
- Dezelfde vraag steeds opnieuw beantwoorden
- Cijfers uit meerdere systemen overtypen
- Een rapport dat een halve dag kost
- Reviews die dagen blijven liggen
- Geklokte uren naast het rooster leggen
- Formulieren die iemand daarna overtikt
- Voorraad of bestellingen op gevoel
- Meterstanden en energie handmatig bijhouden
- Geen ochtendbriefing, wel losse schermen
- Kennis die in iemands hoofd zit
De volledige checklist
Laat je adres achter, dan zet ik de volledige checklist meteen hieronder open, met per punt wat je eraan koppelt en de ruwe tijdwinst. Je kunt hem ook als pdf downloaden en bewaren.
De volledige Handwerk-checklist
-
1. Dezelfde vraag steeds opnieuw beantwoorden
Openingstijden, prijzen, "kan dit nog", de status van een bestelling. Vragen die al ergens op je site of in je systeem staan.
KoppelingEen AI-assistent op je eigen data, die antwoord geeft en pas doorzet naar een mens als het echt moet.
TijdwinstEnkele uren per week aan receptie- en mailwerk.
-
2. Cijfers uit meerdere systemen overtypen
Kassa, boekhouding, planning en voorraad staan los van elkaar, en jij bent de koppeling die het elke week overtikt.
KoppelingDe order uit de kassa halen, btw en marge berekenen en direct in de administratie zetten, zonder overtypen.
TijdwinstHet overtypwerk verdwijnt, plus de fouten die erbij horen.
-
3. Een rapport dat een halve dag kost
Het maand- of weekoverzicht met de hand samenstellen uit losse bronnen. Knippen, plakken, controleren, en dan pas nadenken.
KoppelingHet systeem stelt het concept op uit alle bronnen, jij geeft akkoord.
TijdwinstVan een halve dag naar een paar minuten lezen.
-
4. Reviews die dagen blijven liggen
Een matige review die drie dagen staat voordat iemand hem ziet, en de kans om het recht te zetten is dan al voorbij.
KoppelingReviews komen binnen, een concept-antwoord ligt klaar voor akkoord.
TijdwinstSneller antwoord, betere score, minder gemiste kansen.
-
5. Geklokte uren naast het rooster leggen
Elke periode de gewerkte uren met de hand vergelijken met de planning voor de loonadministratie, met discussie achteraf.
KoppelingUren en rooster automatisch naast elkaar, alleen de afwijkingen komen bovenop de stapel.
TijdwinstDe controle wordt een blik in plaats van een middag.
-
6. Formulieren die iemand daarna overtikt
Een aanmelding of aanvraag komt binnen via een formulier, en daarna zet iemand hem over in het echte systeem.
KoppelingHet formulier schrijft direct naar de administratie of de wachtlijst.
TijdwinstGeen dubbele invoer, geen aanmelding die blijft liggen.
-
7. Voorraad of bestellingen op gevoel
Inkoop en voorraad zonder zicht op wat er echt doorloopt. Te veel van het een, net te laat met het ander.
KoppelingVerbruik en voorraad naast elkaar, met een signaal voordat het misgaat.
TijdwinstMinder dood geld in de kast, minder nee verkopen.
-
8. Meterstanden en energie handmatig bijhouden
Standen overnemen en vergelijken met wat het zou moeten zijn, en pas achteraf zien dat er iets scheef zat.
KoppelingStanden uit de bron, automatisch vergeleken met de norm, met een alert zodra er iets afwijkt.
TijdwinstEen lek zie je dezelfde dag, niet pas op de volgende factuur.
-
9. Geen ochtendbriefing, wel losse schermen
's Ochtends vijf systemen langs om te weten waar je staat. De dag begint met bijwerken in plaats van beslissen.
KoppelingEen dagbriefing in je mailbox om zeven uur, met omzet, bezoekers, acties en afwijkingen op een rij.
TijdwinstJe begint met beslissen, niet met zoeken.
-
10. Kennis die in iemands hoofd zit
Alleen jij of een vaste kracht weet hoe iets werkt. Bij vakantie of vertrek valt er een gat.
KoppelingDe vaste antwoorden en processen vastgelegd waar het systeem en het team erbij kunnen.
TijdwinstMinder afhankelijk van een persoon, sneller inwerken.
Reken het ruw uit
Een systeem moet zichzelf minimaal meerdere keren terugverdienen in tijdwinst, rust of extra omzet. Tien uur terugkerend handwerk per week tegen veertig euro is ongeveer 20.800 euro per jaar. Een quick win vanaf 750 euro is eruit zodra hij een paar uur per week overneemt.
Herken je er drie of meer?
Dan is de gratis Handwerk-check de logische stap. In een half uur wijs ik drie concrete plekken aan, met wat het nu kost en wat een koppeling zou schelen. Je krijgt het op papier mee, ook als mijn advies is: nog niet doen.