Welke KPI's horen er standaard in een managementrapportage?

Wat moet verplicht in een managementrapportage?

Om direct met een hardnekkige mythe af te rekenen: wettelijk gezien is er helemaal niets verplicht in een interne managementrapportage. Bij de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst heb je te maken met strikte regels voor de jaarrekening en de aangifte, maar intern ben je volledig vrij om je eigen regels te bepalen.

Het heeft dus geen zin om templates van beursgenoteerde multinationals te kopiëren. De enige cijfers die echt in jouw rapportage horen, zijn de cijfers die je nodig hebt voor je wekelijkse of maandelijkse operationele beslissingen.

Helpt een indicator je niet om binnen 24 uur een operationele beslissing te nemen, dan hoort hij niet in je maandrapport. Gooi je die ballast overboord, dan ontstaat er ruimte voor de cijfers die er wél toe doen.

Welke operationele cijfers sturen je bedrijf aan?

Stuur je alleen op financiële indicatoren zoals omzet, brutomarge en ebitda, dan kijk je constant in de achteruitkijkspiegel. Financiële resultaten zijn de uitkomst van wat er weken of maanden geleden op de werkvloer is gebeurd. Een gezonde en voorspelbare cashflow ontstaat op de werkvloer. Dit zijn de drie stromen die je continu in beeld wilt hebben.

Capaciteit en actuele bezettingsgraad. Hoeveel uren schrijven je vakmensen of consultants daadwerkelijk op declarabele projecten? Een daling hier betekent over twee weken een lagere marge.

Doorlooptijd van processen. Hoeveel tijd zit er tussen het eerste klantcontact, de offerte, de uitvoering en de factuur? Een kortere doorlooptijd betekent minder werkkapitaal dat vastzit in onderhanden werk.

Gezondheid van de orderportefeuille. Ligt er genoeg werk op de plank om de vaste kosten voor de komende twee tot drie maanden te dekken, of droogt de instroom op?

Dit principe van doorlopend toezicht heb ik ook toegepast bij de IDB-rapportage voor het Inge de Bruijn Zwembad. In plaats van achteraf via de accountant te horen of een maand rendabel was, ziet het management daar de operationele stromen en de bezetting direct. Wijkt de realiteit af van de planning, dan kan er meteen worden bijgestuurd.

Hoe automatiseer je cijfers zonder Excel-fouten?

De oplossing voor trage rapportages is niet een nóg complexere spreadsheet. Excel is handig voor een losse berekening, maar ongeschikt als fundament voor je dagelijkse bedrijfsvoering. Eén verschoven cel of een kapotte formule en de winstcijfers in je rapport kloppen niet meer met de werkelijkheid.

Echte automatisering betekent dat de data rechtstreeks bij de bron wordt opgehaald via koppelingen met de systemen die je al gebruikt, zoals je boekhouding, je planningstool en je kassasysteem. De data stroomt automatisch naar één centrale plek, zonder dat er iemand iets hoeft over te typen.

Wil je weten wat zo'n koppeling financieel oplevert, lees dan wat software koppelen financieel oplevert of bekijk de kosten van processen automatiseren.