Kennisbank
Wat kost maatwerk software?
De eerlijke vuistregel: een afgebakende eerste versie van een maatwerk-applicatie begint rond de 3.500 euro, en grotere systemen bouw je gefaseerd, elke fase met een vaste prijs vooraf. De meeste bureaus houden dit vaag met "op aanvraag". Dit artikel maakt het concreet: wat bepaalt de prijs, en wanneer verdient het zich terug.
Het korte antwoord.
Maatwerk-software wordt geprijsd per project, niet per uur. Een eerste werkende versie op een afgebakend proces kost meestal tussen de 3.500 en 10.000 euro, afhankelijk van hoeveel het moet doen en met hoeveel systemen het praat. Grotere applicaties bouw je in fasen, elk met een eigen vaste prijs, zodat je nooit voor een open eind tekent. Beheer en bewaking komen daar los bij, vanaf 99 euro per maand. Alle bedragen zijn exclusief btw en staan volledig op de prijslijst.
Wat de prijs bepaalt.
Vier dingen bewegen de prijs van maatwerk. Als je hierop let, kun je een offerte van iedereen beoordelen, niet alleen die van mij.
- De omvang van het procesEen tool die één proces afhandelt is dagen werk. Een applicatie waar een heel team de dag in doorbrengt, met rollen en rechten, is een orde groter.
- Het aantal koppelingenElke koppeling met een bestaand systeem (kassa, boekhouding, agenda) is werk op zich. Twee koppelingen is meer dan twee keer één, want ze moeten ook samen kloppen.
- Wie ermee moet werkenEen tool die alleen jij gebruikt mag ruw zijn. Software waar klanten of tientallen medewerkers in werken heeft meer nodig aan gebruiksgemak, rechten en foutafhandeling.
- Hoe schoon de data isDe meeste tijd zit niet in de schermen, maar in het betrouwbaar krijgen van de data eronder. Rommelige of dubbele data uit oude systemen kost tijd om op te schonen.
Is maatwerk duurder dan een pakket?
Vooraf meestal wel. Een standaardpakket heeft lage instapkosten omdat de ontwikkelkosten over duizenden klanten zijn verdeeld. Maatwerk betaal je in één keer, maar daarna heb je geen licentie per gebruiker per maand die jaar na jaar doorloopt, en geen functies waar je voor betaalt maar die je nooit gebruikt.
De echte rekensom is over meerdere jaren: een pakket van 40 euro per gebruiker per maand kost bij tien gebruikers 4.800 euro per jaar, elk jaar opnieuw. Maatwerk is een eenmalige investering met alleen beheer erbovenop. Voor standaard werk wint het pakket bijna altijd; wordt jouw proces erdoor beperkt, dan draait die som om.
Wanneer verdient het zich terug?
Reken het ruw uit: kost een proces nu tien uur handwerk per week, dan is dat bij 35 euro per uur ruwweg 18.000 euro per jaar aan tijd. Een maatwerk-tool die dat grotendeels wegneemt, verdient een investering van een paar duizend euro binnen een jaar terug, en levert daarna elk jaar op. Zit de winst niet in tijd maar in gemiste omzet of fouten, dan telt dat net zo hard mee.
Daarom begin ik nooit met bouwen, maar met rekenen. In de gratis Handwerk-check kijken we samen wat het proces je nu kost, en pas als de applicatie zichzelf ruim terugverdient, is maatwerk het antwoord. Bij Inge de Bruijn Zwembad groeide zo een los begin uit tot een platform van 12+ gekoppelde systemen, fase voor fase, elk met een eigen businesscase.
Benieuwd wat het bij jou zou kosten?
Plan de gratis Handwerk-check. In een half uur zeg ik of maatwerk hier het antwoord is en wat een werkende eerste versie ongeveer kost, met een vaste prijs vooraf.