Sem van der Wilk.
Kennisbank
Alles heet tegenwoordig AI, en dat maakt kiezen lastig. Dit is het beslisframework dat ik zelf gebruik voordat ik iets bouw: wanneer een AI-agent nodig is, wanneer vaste regels volstaan, en waarom dat tweede vaker het goede antwoord is dan de verkoopfolders je vertellen.
Gewone automatisering werkt met vaste regels: als dit, dan dat. Komt er een order binnen, boek het bedrag met de juiste btw in de administratie. Meldt iemand zich aan via een formulier, stuur een bevestiging en zet de gegevens in het systeem. De regels liggen vooraf vast, en het systeem doet elke keer exact hetzelfde.
Een AI-agent doet iets anders: die leest, weegt en formuleert. Hij interpreteert een mail waarvan de inhoud vooraf niet vaststaat, begrijpt wat een klant eigenlijk vraagt, of schrijft een antwoord in gewone taal. Dat kan met vaste regels niet, omdat je niet elke mogelijke zin vooraf kunt vangen in een regel.
Het verschil zit dus niet in hoe modern het klinkt, maar in de aard van het werk. En daar hoort een simpele test bij.
Stel per proces deze drie vragen. Is het antwoord één of meer keer ja, dan heb je een AI-agent nodig. Is het drie keer nee, dan volstaan vaste regels, en die zijn goedkoper en voorspelbaarder.
Let op de valkuil andersom: veel processen voelen als leeswerk maar zijn het niet. Een factuur met een vast format, een export die elke week hetzelfde is, een bevestigingsmail. Daar is een agent overkill.
Beide draaien bij Inge de Bruijn Zwembad, en ze laten het verschil goed zien.
Elke Google-review moet gelezen worden (wat staat er), gewogen (compliment, vraag of klacht) en beantwoord in een toon die bij het bedrijf past. Drie keer ja, dus een AI-agent. Maar er gaat niets naar buiten zonder akkoord van een medewerker: de agent doet het leeswerk, de mens houdt het laatste woord. Bekijk de review-case.
Elke transactie heeft een bedrag, een btw-tarief en een categorie. De regels liggen vast en veranderen zelden. Hier hoort geen AI aan te pas te komen: vaste regels doen dit werk elke dag exact hetzelfde, controleerbaar en zonder verrassingen. Precies wat je bij geld wilt.
Een AI-agent is duurder in de bouw, omdat je naast de koppeling ook de kwaliteit van het lezen en formuleren moet inrichten en bewaken. En duurder in gebruik, omdat elke run rekenkracht van een taalmodel kost, terwijl een vaste regel vrijwel gratis draait. Een agent is bovendien nooit zo voorspelbaar als een regel, dus bij belangrijke beslissingen hoort een mens in de lus.
Mijn advies is daarom meestal: begin waar vaste regels volstaan. Daar zit vaak de meeste tijdwinst voor het minste geld, en je bouwt er de datastromen mee die een agent later nodig heeft. De agent komt daarna, alleen op de plekken waar echt gelezen, gewogen of geformuleerd moet worden.
Twijfel je per proces? De gratis site-scan geeft je drie concrete automatiseringskansen voor jouw bedrijf, en op de automatiseringspagina staat wat bouwen kost en hoe dat werkt.
Dat is precies wat ik in de gratis Handwerk-check per proces beantwoord: wat automatiseer je met vaste regels, waar loont een agent, en wat laat je gewoon bij een mens.